Administrative/r Mitarbeiter/in Event Management und GL
60%–80%
Ihre Aufgaben
Datenpflege und Koordination: Ihre Hauptaufgabe ist die Datenpflege der Belegungsübersicht von eingehenden Anfragen und feststehenden Buchungen sowie die Unterstützung bei Reservationsanfragen im Offerten- und Vertragswesen.
Veranstaltungsadministration: Sie verantworten die Veranstaltungsadministration, übernehmen administrative Aufgaben im laufenden Tagesgeschäft (Telefondienst, Kundenberatung, Postverkehr u.ä.) und unterstützen das Verwaltungsteam sowie die Projektleitung in sämtlichen Belangen.
Administrative Unterstützung: Zudem arbeiten Sie eng mit der Assistentin des Direktors zusammen und leisten Unterstützung in verschiedenen administrativen Angelegenheiten.
Flexibilität und Einsatzbereitschaft zeigen: Die Eventbranche bringt es mit sich, dass Einsätze mitunter abends und an Wochenenden nötig sind; bei Bedarf zeigen Sie vor, während und nach Veranstaltungen unterstützende Präsenz.
Lösungsorientiert arbeiten: Dank gesundem Durchsetzungsvermögen, Verhandlungsgeschick und Kundenorientierung behalten Sie auch in hektischen Situationen den Überblick und können auf die vielfältigen Bedürfnisse von Event-Veranstaltern eingehen.
Ihr Profil
Erfahrung: Anwenderkenntnisse der gängigen Office-Palette (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) werden vorausgesetzt. Kenntnisse mit SAP sind von Vorteil.
Persönlichkeit: Sie arbeiten je nach Aufgabe sowohl selbständig als auch im Team und verfügen über ein hohes Qualitätsbewusstsein, sind flexibel, kundenorientiert und haben die Fähigkeit, vernetzt zu denken und Zusammenhänge rasch zu erkennen.
Ausbildung: Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufslehre im kaufmännischen Bereich und bringen neben Ihrer Berufserfahrung idealerweise auch Kenntnisse aus der Veranstaltungsbranche mit.
Sprache: Stilsicheres Deutsch und gute Englischkenntnisse runden ihr Profil ab.
Einblick in unsere Arbeit
Das Generalsekretariat ist die Planungs- und Koordinationsstelle des Departements. Es ist zuständig für die Politikvorbereitung, unterstützt die Departementsleitung, begleitet bereichs- und departementsübergreifende Projekte und betreut die strategische Planung des Departements. Zum Generalsekretariat gehören die Abteilungen Recht, Records Management, Politikvorbereitung und Projekte, das Strategie Office, die St. Jakobshalle sowie die Geschäftsstelle des Erziehungsrates. Die Arbeit des Generalsekretariats ist von grosser Bedeutung für den effizienten Betrieb des Erziehungsdepartements.
Seit 1976 ist die St. Jakobshalle Basel im Dreiländereck zwischen der Schweiz, Deutschland und Frankreich ein verlässlicher Partner für die Durchführung unterschiedlichster Veranstaltungen. Mit ihren elf Hallen und einer Gesamtfläche von insgesamt 20'000 m2 zählt sie zu den modernsten und multifunktionalsten Hallen. Sie bietet perfekte Voraussetzungen für einzigartige Events: von öffentlichen Mega-Events über grosse Corporate-Anlässe bis zu Workshop-Seminaren und Messen. Organisatorisch ist die St. Jakobshalle Basel Teil des Generalsekretariats des Erziehungsdepartements.
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Ihre Vorteile
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Ihr Kontakt
Evelyne Coray
Assistentin des Direktors
Tel. +41 61 317 82 14
Barbara Wirz
HR-Beraterin
Tel. +41 61 267 84 22
Vielseitig.
Arbeiten für Basel-Stadt.
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