Mitarbeiter/-in Departementssekretariat
80%
Ihre Aufgaben
Zentrale Dienstleistungs- und Drehscheibenfunktion: Als Mitarbeiter/-in Departementssekretariat agieren Sie als kompetente Informations- und Anlaufstelle (intern/extern) und erbringen spezifische Serviceleistungen wie Korrespondenz, Post, Materialbestellung und Organisation von Terminen und Anlässen.
Betreuung des Berichtswesens: Im Rahmen der Betreuung des Berichtswesens fordern Sie sämtliche relevanten Unterlagen ein, lektorieren die Berichtsunterlagen (formal/inhaltlich) und übermitteln diese termingerecht an die Regierungskanzlei bzw. an andere Departemente.
Vor- und Nachbereitung von RR- und GR-Sitzungen: Sie sind verantwortlich für die vollumfängliche und termingerechte Vor- und Nachbereitung der Regierungs- und Grossratssitzungen zuhanden des Vorstehers sowie für die selbständige Weiterverarbeitung der Regierungs-und Grossratsbeschlüsse.
Begleitung kaufm. Lernende/-r: Wir planen, ab dem Kalenderjahr 2026 dauerhaft eine/-n Lernende/-n im dritten Lehrjahr auszubilden. Vorzugsweise haben Sie daher bereits Erfahrung als Praxisbildner/-in oder sind motiviert und interessiert, sich entsprechend weiterzubilden.
Ihr Profil
Erfahrung: Sie verfügen über mehrjährige, funktionsrelevante Berufserfahrung und sehr gute IT-Anwenderkenntnisse. Eine Weiterbildung zur Direktionsassistenz und/oder Praxiserfahrung in der öffentlichen Verwaltung sind von Vorteil.
Persönlichkeit: Sie interessieren sich für Politik, sind diskret und sprachlich genauso stilsicher wie im Umgang mit anderen. Sie arbeiten präzise und bewahren auch in hektischen Momenten Ruhe. Selbstständige Arbeit bereitet ihnen ebenso Freude wie Arbeit im Team.
Ausbildung: Sie haben eine kaufm. Grundausbildung (EFZ oder Äquivalent) absolviert. Gerne nehmen wir auch Bewerbungen von interessierten Personen mit FH- oder universitärem Abschluss entgegen.
Sprache: Sie verfügen über stilsichere sprachliche Fähigkeiten in Wort und Schrift in der deutschen Sprache. Zudem beherrsche Sie Französisch und Englisch auf einem Niveau, das einen sicheren und professionellen Umgang im geschäftlichen Kontext ermöglicht.
Einblick in unsere Arbeit
Das Generalsekretariat ist Dreh- und Angelpunkt des Präsidialdepartements von Basel-Stadt. Es erbringt eine Vielzahl von Leistungen für unterschiedliche Bereiche: von Kultur, Kantons- und Stadtentwicklung über Gleichstellung und Diversität bis hin zum Statistischen Amt und zum Standortmarketing. Es ist für die reibungslose und fristgerechte Geschäftsabwicklung des Departements zuständig und vertritt das Departement auch bei Konferenzen und in Arbeitsgruppen. Die Leistungen des Generalsekretariats unterstützen das Präsidialdepartement direkt dabei, diverse Projekte und Massnahmen voranzubringen.
Das Departementssekretariat ist eine dienstleistungsorientierte, kompetente und effiziente Allround-Informations- und Anlaufstelle. Es hat sowohl verwaltungsintern als auch -extern eine zentrale Drehscheiben- und Koordinationsfunktion, insbesondere in den Bereichen der allgemeinen Administration und Organisation. Es unterstützt sowohl den Departementsvorsteher als auch den/die Generalsekretär/-in in sämtlichen organisatorischen, administrativen und koordinativen Belangen und gewährleistet die stets korrekte, qualitativ hochwertige und termingerechte Abwicklung aller politischen Geschäfte.
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Ihre Vorteile
Fragen zu Ihrer Bewerbung
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Ihr Kontakt
Fabienne Hupfer
Leiterin Departementssekretariat
Tel. +41 61 267 80 55
Isabelle Teichmüller
HR Bereichsleiterin
Tel. +41 61 267 87 55
Vielseitig.
Arbeiten für Basel-Stadt.
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