Verantwortliche*r Abteilungssekretariat & Assistenz Leitung
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Aufgaben
Abteilung repräsentieren: Als kompetente erste Anlaufstelle beraten Sie unsere Kundschaft telefonisch sowie per Mail und geben Auskunft im Gesamtbereich der Abteilung. Sie wirken mit Freude am zentralen Empfang mit und repräsentieren die Abteilung gegenüber internen und externen Partner*innen souverän.
Sekretariat koordinieren: Sie führen das Abteilungssekretariat fachlich sowie organisatorisch und koordinieren mit Geschick die Einsätze des interdisziplinären Sekretariat-Teams. Zudem bilden Sie die Schnittstelle zu den zentralen Services am Standort und vertreten die Anliegen der Abteilung überzeugend.
Prozesse sicherstellen: Sie stellen die effizienten Abläufe der administrativen Geschäftsprozesse sicher und bieten im internen First-Level-Support die nötige Unterstützung bei der Nutzung der Datenbank, insbesondere für neue Mitarbeitende.
Leitung unterstützen: Als Assistenz der Abteilungsleitung koordinieren Sie Termine und unterstützen in administrativen und organisatorischen Belangen. Sie bereiten Sitzungsunterlagen vor, führen Protokolle und sorgen für eine strukturierte Erfassung und Verarbeitung von Informationen.
Gremien & Events begleiten: Sie unterstützen die Abteilungsleitung professionell in der nationalen Gremienarbeit sowie bei der Betreuung von Kommissionen. Zudem organisieren Sie selbstständig interne und externe Veranstaltungen, die einen reibungslosen Ablauf garantieren.
Profil
Erfahrung: Sie verfügen über mehrjährige Erfahrung als Assistenz und in der Sachbearbeitung. Sie interessieren sich für die Basler Kultur und für Verwaltungsabläufe und bringen ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte Arbeitsweise mit.
Persönlichkeit: Sie arbeiten selbstständig, sorgfältig und vorausschauend. Diskretion und Zuverlässigkeit sind für Sie selbstverständlich. Sie übernehmen Verantwortung und handeln proaktiv. Sie arbeiten teamorientiert und bringen Ideen zur Optimierung von Abläufen ein.
Ausbildung: Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit eidgenössischem Fähigkeitszeugnis. Nichtformale oder informelle Bildungswege werden gleichwertig berücksichtigt.
Sprache: Sie kommunizieren mündlich und schriftlich sowohl professionell als auch zugewandt, dabei agieren Sie stets dienstleistungsorientiert. Die Telefonate und die Korrespondenz führen Sie stilsicher in Deutsch und Englisch, idealerweise auch in Französisch.
Einblick in unsere Arbeit
Die Abteilung Kultur des Präsidialdepartements von Basel-Stadt ist mit ihren sieben Dienststellen zuständig für die kantonale Kulturförderung. Sie unterstützt kulturelle Institutionen und Projekte sowie freischaffende Künstlerinnen und Künstler und fördert professionelles Kulturschaffen sowie die Kulturvermittlung aus allen Sparten. Dabei orientiert sie sich an den Schwerpunkten der Kulturpolitik des Regierungsrates. Die vielseitigen Arbeiten der Abteilung Kultur dienen einem lebenswertes Basel mit vielfältigem Kulturschaffen.
Wir bieten Ihnen eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kulturell vielseitigen und politischen Umfeld. Es erwartet Sie die Mitarbeit in einem kompetenten und kollegialen Team, das sich für die Schaffung guter Rahmenbedingungen für das vielfältige Kulturschaffen im Kanton Basel-Stadt einsetzt. Die Abteilung Kultur bezieht mit den vier weiteren Fachabteilungen des Präsidialdepartements einen neuen gemeinsamen Arbeitsort in der ehemaligen Hauptpost. In dieser vielseitigen und verantwortungsvollen Funktion können Sie die neue Betriebsorganisation aktiv mitprägen.
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Vorteile
Fragen zur Bewerbung
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Kontakt
Livia Möckli
Projektleitung Stab / Assistenz Abteilungsleitung
Tel. +41 61 267 43 16
Isabelle Teichmüller
HR Business Partnerin
Tel. +41 61 267 87 55
Vielseitig.
Arbeiten für Basel-Stadt.
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