Sekretär/in und admin. Assistenz Leitung Raum und Anlagen
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Aufgaben
Sekretariat führen - Drehscheibenfunktion: Für das vielseitige 28-köpfige Team ist das Sekretariat zentrale Anlaufstelle für die administrativen und organisatorischen Anliegen. Gemeinsam mit einer admin. Fachangestellten, die sie führen, übernehmen sie die vielfältigen Sekretariatsarbeiten.
Organisation und Administration: Zu Ihren Aufgaben gehören die selbständige Dokumentenverwaltung und Datenpflege, die Organisation und Koordination von Sitzungen inkl. Protokollführung, die Unterstützung in HR- und Prozessmanagement und die Organisation von Abteilungsanlässen.
Administrative Assistenz der Abteilungsleiterin: Sie verantworten das Termin- und E-Mail-Management, unterstützen bei der persönlichen Organisation und Korrespondenz und bearbeiten politische Anfragen administrativ. Dabei stehen Sie im regelmässigen Austausch mit weiteren kantonalen Dienststellen.
Profil
Erfahrung: Wenn Sie bereits mehrere Jahre in einer vergleichbaren Position tätig sind, Verwaltungserfahrung mitbringen und eine Führungsebene administrativ betreut haben, freuen wir uns, Sie kennenzulernen.
Persönlichkeit: Diese Stelle richtet sich an eine verlässliche und integre Persönlichkeit, die vorausschauend und dienstleistungsorientiert handelt. Sie behalten auch in einem vielseitigen Arbeitsalltag den Überblick und setzen Prioritäten gezielt.
Ausbildung: Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung EFZ oder eine gleichwertige Ausbildung. Sehr gute MS Office Kenntnisse runden ihr Profil ab.
Sprache: Schnelle Auffassungsgabe und sehr gute, stilsichere mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch setzen wir voraus.
Einblick in unsere Arbeit
Im Bereich Zentrale Dienste sind die bereichsübergreifenden Querschnitts- und Supportaufgaben des Erziehungsdepartements zusammengefasst. Die Zentralen Dienste bilden das Kompetenzzentrum für organisatorische, betriebswirtschaftliche, personalpolitische und systemtechnische Fragestellungen auf Ebene Departement und gliedern sich in die folgenden fünf Abteilungen: Finanzen und Controlling, Digitalisierung und Informatik, Personal, Raum und Anlagen sowie Materialzentrale. Diese stellen einen reibungslosen Betrieb sicher und betätigen sich als vielseitige Dienstleister für die Fachbereiche des Departements.
Die Abteilung Raum und Anlagen ist das Kompetenzzentrum des Erziehungsdepartements für die Planung von Schulraum, Tagesstrukturen, Mobiliar, Kleininvestitionen und Sicherheit, den Betrieb der baulichen Infrastruktur von Schulen und Kindergärten, inkl. Schulhauswartung und Reinigung. Sie definiert die zukünftigen Raumbedürfnisse und bringt diese als Nutzervertreterin gegenüber den Hochbaudiensten (BVD) und der Eigentümervertreterin (IBS) ein. Die Fachstelle Stab ist die admin. Drehscheibe der Abteilung. Zu ihr gehören das Sekretariat, das Rechnungswesen und die Bewirtschaftung von Mieten.
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Vorteile
Fragen zur Bewerbung
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Kontakt
Andrea Grasser
Leiterin Raum und Anlagen
Tel. +41 61 267 74 45
Barbara Wirz
HR Business Partner
Tel. +41 61 267 84 22
Vielseitig.
Arbeiten für Basel-Stadt.
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